Årsmøtet nærmer seg

Januar er årsmøtetid. Riktignok skal årsmøtet avholdes første torsdag i mars (den 5te), men vi som sitter i styret må begynne like etter at røyken fra nyttårsfyrverkeriet har lagt seg. Skal alt bli skikkelig utført & nå fram til medlemmene i henhold til vedtekter & lover, så må vi være godt i gang tidlig i januar med beretning & regnskap for 2008.

Min oppgave, som leder i DIS-Salten Slekthistorielag, er å føre årsmeldinga i penn, samt lage budsjettforslag. Det siste er lett. Økonomien er god, vi justerer tallene litt ut fra fjorårets resultat. Noen poster går opp, noen poster ned. Rentenivået blir lavere i 2009, men medlemsveksten går litt opp. Inntektsanslaget justeres oppover fra 93 til 99.000 kr. SFD blir dyrere, medlemsbladet stiger neppe, driftsutgiftene kalkuleres. Vi fremmer alltid et budsjettforslag i balanse, m.a.o. skal utgiftsiden også summeres til 99.000 kr.

Årsberetninga følger en fast mal. Medlemsutvikling, aktiviteter, økonomi & valg er hovedelementer. Jeg kopierer ikke tekst fra i fjor, men det blir samme disposisjon. Her må en være våken & få med det nye som skjedde i 2008. Det er uheldig å støte noen ved ikke å nevne det de har lagt ned mye tid i. Utkast nr 1 ble sendt til styremedlemmene i begynnelsen av denne uka, med beskjed om å lese kritisk, komme med kommentarer til mine formuleringer & sjøl skrive hele avsnitt for deres ansvarsområder.

Rasch er skrevet Rasck protesterer Per-Olav & flere andre raskt. Ja, det går fort i flækkan, men så er et førsteutkast bare til internt bruk. Andre feil & mangler kommer inn, fortsatt venter jeg på stoff. Kassereren har levert regnskap & jeg har tellet opp pengene i kontantkassa. Alt stemmer. Eva leverer regnskapet til Torbjørn som er revisor.

Valgkomiteen må settes i gang. Heldigvis vet jeg at de er klar over oppgaven i år, & har begynt arbeidet sånn smått. Jeg sender e-post til lederen der, minner om ansvaret & opplyser hvem som er på valg. Noen er valgt for to år & har ett år igjen. Andre, deriblant lederen har ettårig valgperiode. Hmm, skal jeg ta gjenvalg eller ikke? Nuvel, jeg sender beskjed om at jeg tar ett år til. To i styret har bedt om avløsning, & jeg gir valgkomiteen et par forslag på dyktige folk. Det er et mål at valgkomiteens forslag er med i innkallinga, folk skal vite at det er kandidater til vervene før de går på årsmøtet. Ingen skal sitte hjemme av frykt for å bli pådyttet et verv hos oss.

Alle tre elementene - årsberetning, økonomi & valg må ikke overstige åtte sider. Vi trykker dette i medlemsbladet Salten Slekt, på farget midtsider. Det må av trykketekniske grunner være på åtte sider (alternativt fire eller tolv sider). Åtte sider er egentlig nok.

Hele denne prosessen må være avsluttet & korrigert torsdag 22. januar. Da avholder vi styremiddagen, men god mat & (litt) rv. Styret, webredaktør, DIStreffkooridnator, skifteregistratorer, revisor & andre som gjør ein framifrå ulønna innsats. Vi blir nok minst 12 stykker år. Da signerer styret årsmeldinga, & den er klar til trykking i februarutgaven av medlemsbladet.

Hvordan vi lager Salten Slekt kommer jeg tilbake til en annen dag.